Personuppgiftsbiträdesavtal för Expandvia CRM

Ert företag är personuppgiftsansvarigt för de personuppgifter som finns i tjänsten. JFKW Sverige AB, org.nr 556973-9682, Företagshusvägen 5:15, 244 93 Kävlinge, e-post hej@expandvia.com, är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna bara för er räkning.

Vi behandlar personuppgifter för att leverera tjänsten: lagra, visa och skicka det ni och era medarbetare gör i den. Behandlingen pågår så länge avtalet gäller.

De registrerade är främst era kunder och deras kontaktpersoner, era medarbetare och de som lämnar en lead.

Uppgifterna kan vara:

• namn, telefonnummer, e-post och adresser, med kartposition för adresserna
• uppdrag, offerter, ÄTA, fakturor och anteckningar
• foton och kundens signatur från fältappen
• personnummer för ROT- och RUT-avdrag, som sparas krypterade
• SMS och e-post som skickas genom tjänsten och om de har kommit fram
• medarbetares inloggning, roll, schema och frånvaro
• samtal med AI-assistenten

Lägg inte in känsliga personuppgifter, som uppgifter om hälsa, om det inte behövs för uppdraget.

Vi behandlar uppgifterna bara enligt det här avtalet och det ni gör i tjänsten, som räknas som era instruktioner. Om vi anser att en instruktion strider mot dataskyddsreglerna säger vi till. Vi använder inte uppgifterna för egna ändamål och säljer dem aldrig.

Tjänsten drivs och lagrar uppgifterna inom EU. Bolagen bakom driften är amerikanska; avtalen med dem bygger på standardavtalsklausuler.

• Neon: databasen, i Frankfurt, amerikanskt bolag, standardavtalsklausuler
• Vercel: driften av tjänsten, i Frankfurt, amerikanskt bolag, standardavtalsklausuler
• Cloudflare R2: filer som foton, signaturer och PDF:er, inom EU, amerikanskt bolag, standardavtalsklausuler

Vissa underbiträden i avsnitt 5 finns utanför EU. Överföringen dit sker med EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Vi anlitar de här underbiträdena, utöver dem i avsnitt 4:

• Cloudflare Workers: tar emot leads från er hemsida och skickar dem vidare till tjänsten, amerikanskt bolag, standardavtalsklausuler
• Cloudflare Turnstile: skydd mot automatiska inloggningar och registreringar, amerikanskt bolag, standardavtalsklausuler. Turnstile sätter inga kakor för spårning.
• 46elks: SMS, Sverige
• Mailjet: e-post, EU
• Stripe: betalning av abonnemanget, Irland
• Anthropic: AI-assistenten, USA, standardavtalsklausuler
• Google: adressförslag, kartor och ert Google-betyg, USA, standardavtalsklausuler
• ElevenLabs: tal till text och text till tal, EU-residens, amerikanskt bolag, standardavtalsklausuler

AI-assistenten. När någon använder assistenten skickas det de skriver, och de uppgifter ur tjänsten som assistenten hämtar och visar för dem, till Anthropic. När någon pratar med assistenten skickas ljudet till ElevenLabs för att bli text, och svaret skickas dit för att läsas upp. Vi sparar inte ljudet. Anthropic och ElevenLabs sparar inte uppgifterna längre än behandlingen kräver, enligt deras avtal. I fältappen kan assistenten, om medarbetaren tillåter det, använda telefonens position för att hitta närmaste uppdrag; positionen sparas inte och skickas inte vidare, bara avståndet till uppdragen och hur noggrann positionen är. Samtalen sparas i tjänsten i 90 dagar.

Bokföringsprogrammen (Fortnox, Spiris, Bokio och Björn Lundén) är inte våra underbiträden. Ni har ett eget avtal med ert program, och vi skickar uppgifter dit bara när ni har kopplat det.

Vi har avtal med varje underbiträde som ger samma skydd som det här avtalet. Listan på den här sidan är alltid den gällande. Innan vi lägger till eller byter ett underbiträde uppdaterar vi listan och meddelar er minst 30 dagar i förväg. Har ni sakliga skäl mot ändringen kan ni invända, och går det inte att lösa får ni säga upp avtalet innan ändringen börjar gälla.

Vi skyddar uppgifterna med tekniska och organisatoriska åtgärder: krypterad trafik, krypterade personnummer, inloggning med lösenord eller engångskod, behörigheter efter roll och att varje företags uppgifter hålls åtskilda från andras.

Bara de hos oss som behöver det för att sköta tjänsten kommer åt uppgifterna, och de har tystnadsplikt. Det gäller även efter att avtalet har upphört.

Upptäcker vi en personuppgiftsincident, till exempel att uppgifter har kommit i fel händer, meddelar vi er utan onödigt dröjsmål och senast 72 timmar efter att vi fick kännedom om den. Vi berättar vad som har hänt, vilka uppgifter det gäller och vad vi gör åt det, så att ni kan anmäla till Integritetsskyddsmyndigheten om det behövs.

Vill någon ta del av, rätta eller radera sina uppgifter är det ni som svarar. Det mesta kan ni göra direkt i tjänsten. Vi hjälper till med det ni inte kan göra själva, och skickar vidare frågor som kommer till oss.

Ni har rätt att kontrollera att vi följer avtalet. Vi ger er den information som behövs och medverkar vid en granskning som ni, eller någon ni utser och som har tystnadsplikt, gör efter överenskommelse i förväg.

Vi raderar företagets uppgifter senast 90 dagar efter att avtalet har upphört. Vill ni ha en kopia innan dess skickar vi en export på begäran till hej@expandvia.com. Uppgifter som vi enligt lag måste spara, som bokföring av era betalningar till oss, sparar vi så länge lagen kräver.

Ändringar i det här avtalet meddelar vi på samma sätt som ändringar i de allmänna villkoren. Svensk lag gäller.